Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Điện Tử

Các Câu Hỏi Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 1 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT – BTC, do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 14/03/2011 đã quy định rõ:

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa – dịch vụ là đơn vị lập và sử dụng. Những đơn vị này ghi nhận thông tin các giao dịch buôn bán, cung cấp sản phẩm – dịch vụ, sau đó ký số hoặc ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy POS có kết nối chuyển đổi cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phân loại hóa đơn điện tử bao gồm các dạng sau:

 1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): là hình thức hóa đơn được áp dụng cho người cung cấp sản phẩm – dịch vụ phải thực hiện khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Hình thức hóa đơn GTGT còn bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy POS có kết nối cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 2. Hóa đơn bán hàng: là hình thức hóa đơn được áp dụng cho người cung cấp sản phẩm – dịch vụ phải thực hiện khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Hình thức hóa đơn bán hàng còn bao gồm hóa hóa đơn được khởi tạo từ máy POS có kết nối cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 3. Các loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất, phiếu vận chuyển dưới hình thức điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác được quy định trong Điều 6 Nghị định 119.2/ Lộ trình bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử: Mỗi số hóa đơn điện tử phải đảm bảo chỉ được lập và sử dụng trong một lần duy nhất theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.

Lộ trình bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2018:

– Các doanh nghiệp đã và đang tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tiếp tục sử dụng như trước

– Các doanh nghiệp chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn sử dụng hóa đơn giấy thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn này (tự in/đặt in/mua) cho đến hết thời hạn 31/10/2020. Nếu doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn giấy đặt in và có nhu cầu tiếp tục sử dụng theo điều kiện thực tế trong nội bộ thì có thể tiếp tục áp dụng hóa đơn đặt in đến khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại NĐ 119/2018/NĐ – CP.

 Doanh nghiệp được thành lập mới trong thời từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì được phép phát hành, sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ.

Nếu cơ quan thuế ra thông báo chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nào đáp ứng được hạ tầng CNTT thì có thể chuyển sang sử dụng ngay, doanh nghiệp nào chưa đáp ứng thì tiếp tục sử dụng hóa theo hình thức cũ dưới sự kiểm soát của cơ quan thuế.

Từ ngày 01/11/2020:

Bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ứng dụng hóa điện tử mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cả về thời gian, chi phí và hiệu suất làm việc, ví dụ như:

1. Tiết kiệm thời gian

Khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, điều đầu tiên bạn cần phải làm thường là nhập thông tin từ hóa đơn vào hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Quá trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian, hơn nữa, xác suất xảy ra lỗi là rất cao.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đồng thời giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, thống kế và xử lý thủ công. Bằng cách sử dụng các hệ thống đám mây, trích xuất dữ liệu nhanh chóng, tự động nhập thông tin, thời gian xử lý hóa đơn của bạn sẽ được giảm đi đáng kể.

2. Giảm chi phí

Doanh nghiệp thường phải tốn một khoản phí không nhỏ để gửi và nhận một hóa đơn. Hơn nữa, nếu hóa đơn xảy ra lỗi cần chỉnh sửa hoặc xuất lại thì chi phí này lại tiếp tục tăng thêm.

Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí nhận hóa đơn, 44% chi phí gửi. Không những vậy, nó còn có thể tiết kiệm 1 – 2% doanh thu cho doanh nghiệp khi không cần chi trả phí mua giấy, máy in và mực.

Trên thực tế, ở các nước phát triển như Australia, hóa đơn điện tử đã tiết kiệm cho nền kinh tế nước này khoảng 10 tỷ đô mỗi năm.

3. Bảo vệ môi trường

Mức tiêu thụ giấy của một nhân viên văn phòng có thể dao động từ 10.000 đến 20.000 tờ mỗi năm. Con số này có thể còn cao hơn đối với những người đang hoạt động trong lĩnh vực tài chính kế toán bởi họ sử dụng rất nhiều giấy để lập hóa đơn và bổ sung các giấy tờ liên quan.

Hóa đơn điện tử sẽ cắt giảm được khối lượng giấy khổng lồ được sử dụng trong quy trình lập hóa đơn bởi nó được xây dựng hoàn toàn từ dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn trực tuyến trong thời gian giới hạn yêu cầu mà không cần kèm theo các bản giấy tờ vật lý.

4. Đẩy nhanh tốc độ quy trình thanh toán

Đối với các nhà cung cấp, hóa đơn điện tử giúp họ có thể nhận các khoản thanh toán nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp có tạo lập và gửi hóa đơn đi ngay trong tức khắc mà không cần phải tốn nhiều thời gian in, kí xác nhận, gửi như lúc trước. Với các khoản thu được chuyển vào tài khoản nhanh hơn, doanh nghiệp có thể thanh toán đúng hạn thường xuyên, đẩy mạnh tốc độ vận chuyển dòng tiền cho doanh nghiệp.

5. Duy trì mối quan hệ kinh doanh tích cực

Việc liên tục thúc giục khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn có thể gây nên sự căng thẳng cho các mối quan hệ kinh doanh của bạn. Quá trình này diễn ra càng lâu, cả khách hàng lẫn nhà cung cấp đều không có lợi.

Với hóa đơn điện tử được chuyển giao liền mạch, việc liên lạc giữa các bên sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn. Bạn sẽ nhận được email thông báo khi hóa đơn được gửi đi và hệ thống của của khách hàng sẽ cập nhật trạng thái có hóa đơn cần thanh toán.

Doanh nghiệp của bạn sẽ có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trong khi vẫn đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn.

 

Chia Sẻ Bài Viết:
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ