Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Điện Tử

Các Câu Hỏi Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 1 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT – BTC, do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 14/03/2011 đã quy định rõ:

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa – dịch vụ là đơn vị lập và sử dụng. Những đơn vị này ghi nhận thông tin các giao dịch buôn bán, cung cấp sản phẩm – dịch vụ, sau đó ký số hoặc ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy POS có kết nối chuyển đổi cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

hóa đơn điện tử -1
Khái niệm hóa đơn điện tử.

Phân loại hóa đơn điện tử bao gồm các dạng sau:

 1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): là hình thức hóa đơn được áp dụng cho người cung cấp sản phẩm – dịch vụ phải thực hiện khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Hình thức hóa đơn GTGT còn bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy POS có kết nối cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 2. Hóa đơn bán hàng: là hình thức hóa đơn được áp dụng cho người cung cấp sản phẩm – dịch vụ phải thực hiện khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. Hình thức hóa đơn bán hàng còn bao gồm hóa hóa đơn được khởi tạo từ máy POS có kết nối cơ sở dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 3. Các loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất, phiếu vận chuyển dưới hình thức điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác được quy định trong Điều 6 Nghị định 119.2/ Lộ trình bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

hóa đơn điện tử -2
Cần nắm rõ các loại hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử: Mỗi số hóa đơn điện tử phải đảm bảo chỉ được lập và sử dụng trong một lần duy nhất theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.

Lộ trình bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2018:

– Các doanh nghiệp đã và đang tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tiếp tục sử dụng như trước

– Các doanh nghiệp chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn sử dụng hóa đơn giấy thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn này (tự in/đặt in/mua) cho đến hết thời hạn 31/10/2020. Nếu doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn giấy đặt in và có nhu cầu tiếp tục sử dụng theo điều kiện thực tế trong nội bộ thì có thể tiếp tục áp dụng hóa đơn đặt in đến khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại NĐ 119/2018/NĐ – CP.

 Doanh nghiệp được thành lập mới trong thời từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì được phép phát hành, sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ.

hóa đơn điện tử -3
Bắt buộc sử dụng HĐĐT từ tháng 11/2020.

Nếu cơ quan thuế ra thông báo chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nào đáp ứng được hạ tầng CNTT thì có thể chuyển sang sử dụng ngay, doanh nghiệp nào chưa đáp ứng thì tiếp tục sử dụng hóa theo hình thức cũ dưới sự kiểm soát của cơ quan thuế.

Từ ngày 01/11/2020:

Bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Ứng dụng hóa điện tử mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cả về thời gian, chi phí và hiệu suất làm việc, ví dụ như:

1. Tiết kiệm thời gian

Khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, điều đầu tiên bạn cần phải làm thường là nhập thông tin từ hóa đơn vào hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Quá trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian, hơn nữa, xác suất xảy ra lỗi là rất cao.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đồng thời giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, thống kế và xử lý thủ công. Bằng cách sử dụng các hệ thống đám mây, trích xuất dữ liệu nhanh chóng, tự động nhập thông tin, thời gian xử lý hóa đơn của bạn sẽ được giảm đi đáng kể.

hóa đơn điện tử -0
Dùng hóa đơn giấy làm lãng phí thời gian rất nhiều

2. Giảm chi phí

Doanh nghiệp thường phải tốn một khoản phí không nhỏ để gửi và nhận một hóa đơn. Hơn nữa, nếu hóa đơn xảy ra lỗi cần chỉnh sửa hoặc xuất lại thì chi phí này lại tiếp tục tăng thêm.

Hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí nhận hóa đơn, 44% chi phí gửi. Không những vậy, nó còn có thể tiết kiệm 1 – 2% doanh thu cho doanh nghiệp khi không cần chi trả phí mua giấy, máy in và mực.

Trên thực tế, ở các nước phát triển như Australia, hóa đơn điện tử đã tiết kiệm cho nền kinh tế nước này khoảng 10 tỷ đô mỗi năm.

3. Bảo vệ môi trường

Mức tiêu thụ giấy của một nhân viên văn phòng có thể dao động từ 10.000 đến 20.000 tờ mỗi năm. Con số này có thể còn cao hơn đối với những người đang hoạt động trong lĩnh vực tài chính kế toán bởi họ sử dụng rất nhiều giấy để lập hóa đơn và bổ sung các giấy tờ liên quan.

hóa đơn điện tử -4
Dùng hóa đơn điện tử giúp bảo vệ môi trường

Hóa đơn điện tử sẽ cắt giảm được khối lượng giấy khổng lồ được sử dụng trong quy trình lập hóa đơn bởi nó được xây dựng hoàn toàn từ dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn trực tuyến trong thời gian giới hạn yêu cầu mà không cần kèm theo các bản giấy tờ vật lý.

4. Đẩy nhanh tốc độ quy trình thanh toán

Đối với các nhà cung cấp, hóa đơn điện tử giúp họ có thể nhận các khoản thanh toán nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp có tạo lập và gửi hóa đơn đi ngay trong tức khắc mà không cần phải tốn nhiều thời gian in, kí xác nhận, gửi như lúc trước. Với các khoản thu được chuyển vào tài khoản nhanh hơn, doanh nghiệp có thể thanh toán đúng hạn thường xuyên, đẩy mạnh tốc độ vận chuyển dòng tiền cho doanh nghiệp.

5. Duy trì mối quan hệ kinh doanh tích cực

Việc liên tục thúc giục khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn có thể gây nên sự căng thẳng cho các mối quan hệ kinh doanh của bạn. Quá trình này diễn ra càng lâu, cả khách hàng lẫn nhà cung cấp đều không có lợi.

hóa đơn điện tử -5
Quan hệ trong kinh doanh sẽ tốt dần lên

Với hóa đơn điện tử được chuyển giao liền mạch, việc liên lạc giữa các bên sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn. Bạn sẽ nhận được email thông báo khi hóa đơn được gửi đi và hệ thống của của khách hàng sẽ cập nhật trạng thái có hóa đơn cần thanh toán.

Doanh nghiệp của bạn sẽ có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trong khi vẫn đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Từ ngày 1/11/2018, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ – CP. Ngoài ra, các doanh nghiệp đang hoạt động tại Hà Nội, TP.HCM và các đô thị lớn phải hoàn thành quá trình triển khai từ năm 2019.

Nhằm triển khai sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm rõ những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử được quy định tại điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ – CP như sau:

+ Bước 1:

Truy cập vào đường link http://www.gdt.gov.vn/wps/portal – Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế. Tiến hành nhập các thông tin yêu cầu tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử HĐĐT (Mẫu số 01, nghị định 119/2018/NĐ – CP)

hóa đơn điện tử -6
Giao diện website tổng cục thuế Việt Nam

+ Bước 2:

Sau khi cơ quan Thuế nhận được thông tin đăng ký thì sẽ gửi phản hồi việc chấp nhận hay không chấp nhận cho doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã cơ quan thuế trong vòng 1 ngày.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác đăng ký sử dụng HĐĐT sẽ nhận được thông báo của cơ quan Thuế theo Mẫu số 2 Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ – CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Lưu ý:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn nhưng chưa sử dụng theo quy định sau thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp phải thay đổi thông tin đăng ký sử dụng theo khoản 1 Nghị định 119/ 2018/NĐ – CP thì cần tiến hành điền lại thông tin và gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phục lục Nghị định này.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 32/2011/TT – BTC và Khoản 3, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT – BTC, hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:

 Trên hóa đơn phải nêu rõ tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự

– Người bán phải cung cấp các thông tin sau: tên, địa chỉ, mã số thuế

Hóa đơn cũng phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của phía người mua

Người nhập liệu hóa đơn phải liệt kê đầy đủ các thông tin, bao gồm: tên sản phẩm – dịch vụ được cung cấp; số lượng, đơn vị tính, đơn giá; tính tổng thành tiền (ghi cả bằng số và chữ)

Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán và người mua (đơn vị kế toán) để xác lập tính hợp pháp; kèm theo thông tin và ngày/tháng/năm hóa đơn được lập và gửi đi

Toàn bộ hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt, trong trường hợp cần bổ sung chữ nước ngoài thì được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt bên dưới dòng chữ tiếng Việt và có định dạng cỡ chữ nhỏ hơn

Chữ ký của người mua, dấu của người bán không nhất thiết phải sử dụng trong trường hợp lập và gửi hóa đơn điện, nước, viễn thông, dịch vụ ngân hàng

Điểm nổi bật của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

Sau Thông tư 32/2011, Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ – CP quy định chi tiết về sử dụng hóa đơn điện tử khi buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sau đây là 7 nội dung mà doanh nghiệp cần quan tâm lưu ý trong NĐ 119:

1/ Tất cả mọi doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc phải sử dụng HĐĐT kể từ ngày 01/11/2020

Quá trình triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp trong thời gian 01/11/2018 đến 01/11/2020 được tiến hành như sau:

Các cơ sở kinh doanh, cung cấp hàng hóa – dịch đã phát hành HĐĐT không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký HĐĐT có mã trước thời điểm 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng như cũ

hóa đơn điện tử -7
Bắt buộc dùng HĐĐT từ 01/11/2020

 Các tổ chức kinh doanh mới thành lập và chưa đáp ứng đủ điều kiện hạ tầng thì có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo quy định

Các tổ chức, cá nhân kinh doanh đã phát hành hóa đơn giấy trước 01/11/2018 thì vẫn tiếp tục sử dụng đến hạn chót là ngày 01/11/2020

Các tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy bắt buộc phải tập hợp và gửi dữ liệu hóa đơn và tờ khai thuế VAT đến cơ quan thuế để đưa vào cơ sở dữ liệu và cập nhật trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

2/ Hóa đơn điện tử có mã được áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ/năm

Điều 12, NĐ 119/2018 quy định các hộ kinh doanh, cá nhân phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nếu thuộc những trường hợp sau:

Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng 10 lao động trở lên, có sổ sách kế toán, doanh thu 3 tỷ đồng trở lên ( lĩnh vực nông, lâm, ngư – công nghiệp, xây dựng) hoặc 10 tỷ đồng trở lên (lĩnh vực thương mại – dịch vụ)

Hộ, cá nhân kinh doanh không nằm trong trường hợp bắt buộc nhưng có yêu cầu và phải thực hiện sổ sách kế toán thì cũng được áp dụng HĐĐT có mã

hóa đơn điện tử -8
Áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ/năm

– Hộ, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, bán lẻ, tiệm thuốc, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng được thí điểm sử dụng HĐĐT có mã

Hộ, cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện sử dụng HĐĐT có mã nhưng cần xuất hóa đơn cho khách hàng thì sẽ được cấp hóa đơn theo từng lần giao dịch phát sinh

3/ Nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn không có mã

Những doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực được quy định chi tiết trong nghị định 119 và đáp ứng được các tiêu chuẩn theo yêu cầu thì được phép sử dụng HĐĐT không mã từ cơ quan thuế.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp trên có rủi ro cao về thuế thì bắt buộc phải sử dụng HĐĐT có mã, không phân biệt giá trị cung cấp hàng hóa – dịch vụ của mỗi lần giao dịch

4/ Khi bắt đầu sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp bắt buộc hủy hóa đơn giấy

Theo Khoản 3, Điều 4, NĐ 119/2018, kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã, mọi tổ chức đều phải tiến hành hủy số lượng hóa đơn giấy tồn đọng mà vẫn chưa đưa vào sử dụng.

hóa đơn điện tử -9
Bắt buộc hủy hóa đơn giấy chậm nhất là 30 ngày

Thủ tục hủy hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Thông tư 39/2014/TT – BTC. Doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy trong thời gian chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo đến cơ quan thuế.

5/ Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Theo Điều 10, Nghị định 119, những hóa đơn điện tử hợp pháp đều có thể được chuyển đổi thành chứng từ giấy trong điều kiện đảm bảo sự khớp đúng nội dung giữa hai văn bản.

Chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn chỉ có giá trị lưu trữ để nhập liệu, theo dõi và không có hiệu lực hợp pháp trong việc giao dịch, thanh toán giữa hai bên. Chứng từ giấy có hiệu lực giao dịch, thanh toán chỉ trong trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ POS có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

6/ Cơ quan thuế được nhận thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sau sót

Điều 17, NĐ 119/2018 đã quy định cụ thể như sau:

Nếu HĐĐT có mã chưa gửi cho người mua được phát hiện có sai sót thì phía bán phải gửi thông báo ngay đến cơ quan thuế để tiến hành hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.

phần mềm hóa đơn điện tử -1
Điều 17, NĐ 119/2018 là điểm nổi bật đáng lưu ý

Nếu HĐĐT có mã đã được gửi cho người mua và có phát hiện sai sót thì giữa hai bên bán – mua phải lập văn bản thỏa thuận, chỉ rõ điểm sai sót; Người bán chịu trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới.

7/ Các doanh nghiệp được phép lập hóa đơn miễn phí

Cơ quan thuế sẽ tiến hành cung cấp dịch vụ HĐĐT miễn phí cho các đối tượng được quy định cụ thể trong nghị định này, bao gồm:

Các hộ, cá nhân kinh doanh trừ các đối tượng có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên (lĩnh vực nông, lâm, công nghiệp – xây dựng) hoặc từ 10 tỷ đồng trở lên (lĩnh vực thương mại, dịch vụ)

Doanh nghiệp vừa khởi nghiệp có quy mô nhỏ; Hộ, cá nhân kinh doanh vừa tiến hành chuyển đổi sang hình thức doanh nghiệp trong vòng 12 tháng kể từ ngày thành lập

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hợp tác xã, hộ – cá nhân kinh doanh trên các địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn

Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ được UBND cấp tỉnh kiến nghị, trừ những doanh nghiệp hoạt động trong các khu vực được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ kinh tế (khu chế xuất, khu công nghiệp,….)

Các đối tượng khác theo quy định của Bộ Tài chính

Chia Sẻ Bài Viết:
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ