Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Tổng Quan Về Hóa Đơn Điện Tử

Khái Niệm Về Hóa Đơn Điện Tử

Theo định nghĩa phổ biến nhất hiện nay thì hóa đơn là những chứng từ gồm các thông tin mua, bán hàng hóa do bên bán lập ra và lưu trữ. Hóa đơn được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, gồm hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

Bắt đầu từ ngày 01/05/2011, các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích của hóa đơn điện tử với nhà cung cấp là gì? Hãy cùng tìm hiểu về hóa đơn điện tử qua bài viết sau.

hóa đơn điện tử là gì -2
Từ 2011, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu sử dụng HĐĐT

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin: dịch vụ, hàng hóa. HĐĐT phải được khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng thiết bị điện tử cũng như đáp ứng các quy định tại điều 6 thông tư 32 của BTC.

Máy tính của DN phải có mã số thuế bán hàng khi thực hiện tạo, lập, xử lý hóa đơn điện tử và hóa đơn phải được lưu trữ theo quy định về giao dịch điện tử của pháp luật.

Nguyên tắc liên tục theo trình tự thời gian, lập và sử dụng một lần duy nhất phải được đảm bảo khi sử dụng hóa đơn điện tử.

hóa đơn điện tử là gì -3
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định của Thông Tư 32

Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì?

– Thanh toán nhanh hơn và cải thiện dòng tiền

Khi nhận được hóa đơn giấy từ hoặc bản scan hóa đơn từ nhà cung cấp, người mua phải sắp xếp, nhập lại và gửi hóa đơn để phê duyệt. Quá trình này rất mất thời gian mà còn có khả năng cao là hóa đơn bị mất.

Ngược lại, hóa đơn điện tử có thể được truy cập ngay lập tức trên hệ thống người mua và có thể được phê duyệt nhanh hơn. Do đó, thanh toán được thực hiện đúng hạn và cải thiện dòng tiền trong doanh nghiệp.

bai-lien-quanCó nên dùng phần mềm kế toán không

– Đối chiếu tài khoản tốt hơn

Việc đối chiếu hóa đơn được phát hành cho khách hàng so với các khoản thanh toán nhận được là một trong những thách thức mà bất kì nhà cung cấp nào cũng phải đối mặt. Khách hàng có thể kết hợp nhiều hóa đơn và một đợt thanh toán. Hơn nữa, số tiền thanh toán như vậy có thể khác với hóa đơn gốc vì nhiều lý do, ví dụ như khách hàng yêu cầu khấu trừ do hàng hóa bị hư hỏng.

hóa đơn điện tử là gì -4
Kế toán viên được hỗ trợ nhiều hơn và không phải thực hiện thủ công

Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể gửi chi tiết hóa đơn thanh toán cùng với các khoản thanh toán để giúp đơn giản hóa việc đối chiếu tài khoản.

– Giảm giá

Đối với các nhà cung cấp, việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến in, lưu trữ, xử lý và giao hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử tăng độ chính xác trong thông tin cho cả nhà cung cấp và khách hàng, điều đó đồng nghĩa với việc cần ít cuộc gọi dịch vụ khách hàng hơn.

– Ít tranh chấp và từ chối hóa đơn

Tranh chấp hóa đơn và từ chối thanh toán gây ảnh hưởng xấu, tốn nhiều chi phí, mất thời gian để giải quyết và có thể dẫn đến việc thanh toán trễ. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu từ hệ thống AR (các khoản phải thu) của nhà cung cấp được truyền trực tiếp đến hệ thống AP (các khoản phải trả) của khách hàng, giảm nguy cơ lỗi do nhập lại dữ liệu. Do đó, khả năng từ chối thanh toán hóa đơn do xảy ra tranh chấp sẽ được loại trừ.

hóa đơn điện tử là gì -5
Hóa đơn điện tử cải thiện dòng tiền nhờ thanh toán nhanh hơn

– Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Nhờ xử lý hóa đơn điện tử nhanh hơn và ít vấn đề thanh toán hơn, các nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức cao hơn. Nhờ đó mà tỷ lệ giữ chân khách hàng sẽ được cải thiện đáng kể.

Hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến trên thị trường Việt Nam và nhu cầu tích hợp nó vào các hệ thống phần mềm quản trị ngày một gia tăng. Đã đến doanh nghiệp lựa chọn cho mình một phần mềm quản trị kế toán tài chính có tích hợp công cụ chuyển đổi hóa đơn điện tử để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp mình.

bai-lien-quanPhần mềm kế toán công ty sản xuất
Chia Sẻ Bài Viết:
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ